Analiza danych
jako element polityki compliance.

23.05.2022

Analiza danych jako element polityki compliance

Prowadzenie biznesu w nowoczesny sposób, przyjazny klientowi i a zarazem skuteczny to nie lada wyzwanie. Nie wystarczy już tylko dobra intuicja biznesowa, portfolio klientów i podstawowe narzędzia analityczne. Mało tego – regulacje prawne, w tym podatkowe, potrafią się zmienić kilka razy w roku. Jak sobie poradzić w takim otoczeniu prawno-ekonomiczno-biznesowym? Jak zapewnić zgodność z istniejącymi przepisami prawnymi i jednocześnie wykorzystywać różne narzędzia, by mitygować ryzyko braku zgodności?

Polityka compliance ma ogromne znaczenie dla każdej organizacji. Jej fundamenty stanowią normy – zasady – przepisy – przejrzystość działania. Przestrzeganie polityki compliance oznacza upewnienie się, że wszystko odbywa się tak, jak powinno. Zgodność z przepisami to również jeden z najważniejszych powodów, dla których warto inwestować w analitykę procesową.

Drobiazgowa analiza ma wpływ na:

  • pozyskanie kluczowych dla biznesu informacji
  • usprawnienie procesu obsługi klienta
  • zapewnienie przejrzystości procesów
  • skrócenie czasu przetwarzania danych
  • zmniejszenie ryzyka braku zgodności
  • zapewnienie ciągłego doskonalenia
  • obniżenie kosztów całego procesu.

Można wyróżnić dwa podejścia do analityki procesowej:

  1. Schematyczne (schema-based approach).
  2. Analiza osi czasu (timeline approach).

Podejście schematyczne bazuje na tradycyjnej eksploracji procesów. Metoda ta przekształca dane procesowe na schemat przypominający diagram przepływu, a następnie analizuje przepływ poszczególnych spraw przez ten schemat. W podejściu schematycznym analiza zgodności jest oparta na koncepcji szczęśliwej ścieżki (happy path). Zakłada ona, że istnieje jedna idealna ścieżka przez zdarzenia, a każde odchylenie od niej jest naruszeniem. Jest to ogromne uproszczenie, które sprawia, że to podejście jest bezużyteczne w prawie każdym prawdziwym środowisku biznesowym. Głównym tego powodem jest to, że zgodność nie opiera się na ścieżce, ale na zasadach wykonania. Metoda szczęśliwej ścieżki nie radzi sobie z tymi wymaganiami, dlatego nie spełnia swojej roli w zapewnienia i analizy zgodności procesów w przedsiębiorstwie.

Drugi poważny problem z metodą szczęśliwej ścieżki polega na tym, że nie opisuje ona natury naruszeń, ale raczej deklaruje je jako odchylenia od wyznaczonej ścieżki. W niektórych przypadkach jest to prawidłowe podejście, jednak w zdecydowanej większości firm naruszenia nie są sobie równe. Na przykład niewielkie opóźnienie w wysyłce to nie to samo, co całkowite pominięcie jakiegoś zalecanego kroku. Połączenie tych dwóch problemów sprawia, że podejście schematyczne jest raczej nieprzydatne do analizy zgodności dla użytkownika biznesowego. Podejście schematyczne przekształca rekordy w schemat blokowy, który jest najbardziej zbliżony do wszystkich analizowanych rekordów. Następnie schemat ten staje się "tłem" dla różnych analiz i wizualizacji.

Drugie podejście natomiast opiera się na koncepcji osi czasu (timeline) - niefiltrowanej i nieedytowanej historii pojedynczego dowolnego procesu. W przeciwieństwie do podejścia schematycznego, w koncepcji osi czasu tworzy się tyle indywidualnych historii, ile jest podmiotów. Dzięki temu, oparte na osi czasu podejście do analizy procesów zapewnia stuprocentową widoczność każdego procesu nawet jeśli różne etapy procesu są wykonywane przy użyciu wielu systemów back-end. Umożliwia to wizualizację i analizę procesów w trakcie ich realizacji, nawet w przypadku niewielkiej lub zerowej integracji między tymi systemami.

Takie podejście ułatwia identyfikację i ilościowe określenie wpływu nieefektywnych lub przerwanych wariantów procesów, określenie ich pierwotnych przyczyn i sposobów ich usunięcia, monitorowania i przewidywania bieżącej wydajności w czasie rzeczywistym. Co więcej, w praktyce bardzo często okazuje się, że np. w celach audytowych weryfikowany jest tylko nieznaczny odsetek spraw (wybieranych bardzo często w sposób losowy). Korzystając z narzędzi opartych o oś czasu z granulacją do poziomu każdej sprawy a nawet zdarzenia w danej sprawie, możemy dowolnie filtrować zakres potrzebnych danych. A więc nie musimy szukać na oślep licząc, że trafimy na sprawę, która wykracza poza happy path (a więc jest potencjalnie niezgodna z przepisami/procedurami) a sami określamy, że interesują nas tylko takie sprawy i poprzez odpowiednie filtrowanie od razu otrzymujemy poszukiwany zakres.

Eksploracja procesów jest gorącym tematem już od kilku lat ale niestety w Polsce bardzo niedocenianym. Potrzeby są często ukierunkowane na zgodność z regulacjami oraz procedurami a także na doskonalenie procesów. Firmy poszukują dostawców, którzy są w stanie zaspokoić te zmieniające się potrzeby. Pełna automatyzacja procesów biznesowych wymaga ich dogłębnego poznania i analizy. Naszym klientom oferujemy wykorzystanie możliwości ABBYY Timeline - platformy do analizy procesów opartej właśnie na koncepcji osi czasu, która łączy szczegółową analizę, predykcyjne modele klasyfikacji oraz funkcje wyszukiwania z niezwykle szczegółowym systemem monitorowania i powiadamiania. Dla firm oznacza to pełną transparentność procesów, wyszukiwanie odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania oraz dostępność danych pozwalających na podejmowanie decyzji o inwestycjach technologicznych. Jest to narzędzie, z którego mogą korzystać m.in. menedżerowie biznesowi, jednostki odpowiedzialne za zgodność (compliance), bezpieczeństwo czy audyt. Po wgraniu danych do ABBYY Timeline nie jest wymagana wiedza informatyczna, aby w pełni korzystać z możliwości tego narzędzia…

Wyszukaj.