Faktura ustrukturyzowana

jako nowe narzędzie w rękach faktorów.

23.10.2022

Faktura ustrukturyzowana jako nowe narzędzie w rękach faktorów

Od 1 stycznia 2022 roku obowiązują w Polsce nowe przepisy dające możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z trzech dopuszczalnych form (oprócz papierowej i elektronicznej np. w PDF).

Od 2024 roku nie będzie już wyboru i wszystkie faktury będą wystawiane wyłącznie w formie ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Większość faktorów w Polsce słyszała już o KSeF m.in. dzięki stałemu informowaniu o postępach prac przez Polski Związek Faktorów. Wchodzimy teraz w czas, kiedy należy wszystkie nowe aspekty techniczne, wyzwania, ale także możliwości związane z KSeF przekuć w poprawienie swoich procesów i dostosowanie systemów informatycznych tak, aby sprostać nowym wymogom regulacyjnym.

Kiedy zatem warto rozpocząć prace nad przygotowaniem faktora do nowej formy e-faktury?

Zdecydowanie nie powinno się zostawiać ich na ostatnią chwilę. Obecnie, bezpiecznie, warto wykorzystać opcję korzystania z KSeF na zasadach dobrowolnych, kiedy w każdej chwili możemy obsłużyć faktury także w „starym” procesie papierowym czy elektronicznym (np. wspomniany wcześniej PDF). Dostosowanie firmy faktoringowej do nowych wymogów w zakresie zarówno wystawiania (w roli Podmiot 1) w KSeF faktur ustrukturyzowanych, jak też ich odbierania (jako Podmiot 2 lub Podmiot 3) z KSeF wiąże się m.in. z przygotowaniem odpowiedniego zaplecza technologicznego. W wielu przypadkach niezbędnym może się okazać zmiana wewnętrznych procedur czy wręcz zmiana wzorców umów, na bazie których współpracujemy z faktorantami.

W trakcie naszych wielu warsztatów i spotkań z klientami, jak też już przeprowadzanych prac związanych z integracją z Krajowym Systemem e-Faktur, pojawiło się kilka ciekawych wątków, którymi chcemy się tu podzielić:

Czy musimy czekać z wdrożeniem na 1 stycznia 2024 roku? Odpowiedź brzmi: zdecydowanie nie. Powinniśmy zacząć „testować” obrót fakturami ustrukturyzowanymi z dużym wyprzedzeniem, aby w przypadku chęci jakiejkolwiek modyfikacji procesu zdążyć z wdrożeniem zmian przed 2024 rokiem.

Czy mogę wystawiać fakturę w KSeF tylko w sytuacji, gdy druga strona na to wyraża zgodę? Odpowiedź brzmi: nie. Płatnik faktury nie musi korzystać z KSeF, co nie oznacza, że podatnik nie może faktury wystawić w nowej formie. To, co podatnik, który wystawił fakturę w KSeF (ale jej odbiorca nie chce jeszcze korzystać z tego systemu), powinien zrobić, to jedynie zwizualizować wystawioną w KSeF fakturę do formatu PDF i wysłać w dotychczasowy sposób (np. mailem lub po wydrukowaniu w formie listu).

Załączniki do faktur – zgodnie z aktualnym schematem pliku xml wyznaczonym przez Ministerstwo Finansów, nie ma możliwości dołączania do faktury dodatkowych plików zewnętrznych. Co możemy zatem zrobić? Albo wpisujemy w treści pliku xml/faktury, który wysyłamy do KSeF, link do załączników tejże faktury, które znajdują się na zewnętrznym źródle albo musimy wysłać załączniki zupełnie poza KSeF (np. mailowo do kontrahenta w dotychczasowej formie). Czy da się to zautomatyzować? Oczywiście tak, rozwiązania typu HUB KSeF mogą do KSeF przekazywać jedynie strukturę zgodną logicznie z wymogami KSeF a załączniki – wcześniej „zaparkowane”- „doklejać” dopiero po zwrotnej informacji z KSeF o wystawieniu faktury i w takiej formie wysyłać do kontrahenta. W drugą stronę (czyli przy fakturach zakupowych) można to robić analogicznie, tj. mail z otrzymanymi od sprzedawcy fakturą oraz załącznikami „zaparkować” i potraktować jako notyfikację, następnie odpytać KSeF o fakturę ustrukturyzowaną, ściągnąć ją z KSeF, połączyć z wcześniej „zaparkowanymi” załącznikami i dopiero w takiej pełnej formie przekazać do akceptantów po stronie kupującego.

W jaki sposób faktor może zdobyć dostęp do danej faktury w KSeF?

Są trzy możliwości udostępnienia faktur przez ich wystawcę (stan na dziś):

  1. wystawca faktury daje prawa dostępu faktorowi dla wszystkich swoich faktur w KSF,
  2. wystawca faktury udostępnia ją w dostępie anonimowym, tj. przekazuje faktorowi kilka parametrów danej faktury:
  • numer identyfikujący fakturę w KSeF
  • numer faktury
  • numer (NIP) lub inny identyfikator nabywcy albo informację o braku identyfikatora
  • imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informację o braku tych danych; e) kwotę należności ogółem.

Po uwzględnieniu ww. parametrów każda osoba może bez dodatkowego logowania się w KSeF pobrać tę jedną konkretną fakturę. To, co niezmiernie istotne to fakt, że np. w nazwie odbiorcy, którą trzeba wpisać przy próbie ściągnięcia faktury z KSeF, należy zachować dokładnie ten sam układ znaków, który wystawca faktury wpisał wystawiając fakturę (np. „sp. z o.o.” to nie to samo z perspektywy KSeF co „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”).

3. wystawca faktury, wystawiając ją, wstawia do niej danego faktora jako podmiot 3 (notabene takich podmiotów może być wiele na jednej fakturze).

    • Czy faktor może pobierać cyklicznie masowo listę faktur rejestrowanych w KSeF (czy wydajnościowo dla KSeF to możliwe)? Tak to musi być wykonywane. Odpytywanie co pewien czas jest jedyną metodą uzyskania dostępu do wystawionych faktur. Oczywiście narzędzia typu HUB KSeF mogą to robić automatycznie w uzgodnionych z faktorem odstępach czasu (co minutę, co godzinę etc.).

    • Czy faktor powinien wysyłać do płatnika faktury informację o wystawieniu faktury od razu w momencie wygenerowania pliku czy dopiero po walidacji i nadaniu jej numeru z KSeF? Najbardziej preferowane byłoby jednak wstrzymanie się z momentem poinformowania o wystawieniu faktury do momentu, gdy zostanie ona wystawiona w KSeF. Pamiętajmy, że w świetle prawa faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu KSeF z nadanym jej unikalnym numerem identyfikacyjnym KSeF.
    • Czy numer identyfikujący z KSeF jest kluczowy w dalszym obrocie? Pierwotnie Ministerstwo Finansów określało, że numer ten jest jedynie numerem technicznym i będzie potrzebny tylko w przypadku wystawiania faktur korygujących w KSeF (bez tego numeru nie dojdzie do wystawienia w KSeF korekty). Coraz częściej jednak słyszy się, że być może w niedalekiej przyszłości konieczne będzie wskazywanie tego numeru KSeF w tytule płatności za daną fakturę. To tylko pokazuje, że nie myliliśmy się w naszej wstępnej ocenie, iż KSeF oraz obrót e-fakturami w Polsce będzie ewoluował. Raczej należy się nastawić, że w kolejnych latach system będzie „żył” i trzeba elastycznie reagować na zmiany.
    • Czy nadawanie uprawnień do ściągania faktur z KSeF ma jakieś możliwości ograniczania zakresu widzialnych faktur? Na chwilę obecną nie ma żadnych możliwości ograniczania zakresu w samym KSeF: albo dana firma (NIP) ma dostęp do czytania wszystkich faktur innej firmy (która nadała prawa dostępu) albo nie ma wcale. Przykład: Jeśli pracownik faktora ma dostęp do odbioru faktur z KSeF, to zobaczy wszystkie faktury, także takie faktury, które są np. wystawiane w ramach współpracy innych pracowników faktora w opcji B2B (faktura z „pensją” jest z perspektywy faktora zwykłą fakturą kosztową przychodzącą z KSeF). Oczywiście na poziomie narzędzi typu HUB KSeF możemy robić takie ograniczenia, jakie faktor sobie zażyczy. Jednak na poziome KSeF jest to na obecną chwilę niemożliwe. Faktorant wskazuje dane do pobrania faktury z KSeF w trybie anonimowym. Czy faktor ma później automatyczny dostęp także do faktur korygujących tę pierwotną fakturę? Czy przy każdej fakturze korygującej faktor musi dostawać ponownie dostęp anonimowy od faktoranta dla danej faktury korygującej? Niestety, ale anonimowy dostęp do faktury nie daje automatycznego anonimowego dostępu do jej korekt. Także na podglądzie korekty nie widać jej wcześniejszych korekt.
    • Czy w KSeF da się wystawić „błędnie” fakturę na PRZYKŁADOWY FAKTOR SP. Z O.O.? I czy przy każdym zapytaniu do KSeF (dokonywanym przez dostęp anonimowy) trzeba używać de facto błędnej nazwy klienta, bo poprawna będzie odrzucana jako inne znaki niż te zapisane w xml w KSeF? Odpowiedź brzmi: da się wystawić na jakąkolwiek zmianę. Nazwa nie jest weryfikowana przez KSeF w żaden sposób, a przy dostępie anonimowym należy podać te dane, które zostały wskazane na fakturze/korekcie (czyli z SP. ZOOO). Krajowy System e-Faktur na dzień dzisiejszy służy do walidacji danych a nie do ich analizowania.

    Niedawny Kongres Polskiego Związku Faktorów, gdzie mieliśmy okazję spotkać się w szerszym gronie z różnymi faktorami, pokazał, iż świadomość wielu wyzwań techniczno-organizacyjnych stojących przed faktorami jest naprawdę coraz większa. Reasumując, najbliższe miesiące będą czasem wytężonych prac, by dostosować się do wymagań Krajowego Systemu e-Faktur.



    Jarosław Mazurek. Dyrektor Rozwoju Biznesu w eSourcing

    /artykuł ukazał się na portalu https://serwisfaktoringowy.pl/

    Wyszukaj.