24.03.2022
Krajowy System e-Faktur – nowe wyzwania i nowe możliwości
W związku z Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076) wprowadzającą zmiany do Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.), w zakresie utworzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),z dniem 1 stycznia 2022 r. udostępniono ów system, umożliwiając tym samym wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych jako nowej formy faktury obok dotychczasowych faktur papierowych oraz elektronicznych. W 2022 roku korzystanie z KSeF jest dla podatników dobrowolne. Najprawdopodobniej jednak od 2 kwartału 2023r. stanie się ono obowiązkowe.
Faktury ustrukturyzowane jako narzędzie walki z
nadużyciami w obszarze VAT nie są pomysłem naszego ustawodawcy. Tego
typu rozwiązanie jest już stosowane chociażby w Hiszpanii, Portugalii
czy we Włoszech. Dzięki wprowadzeniu KSeF fiskus zyskał nowe
zaawansowane narzędzie do elektronicznej kontroli podatników, przy
pomocy którego będzie mógł na bieżąco monitorować transakcje handlowe
pomiędzy podmiotami.
Wdrożenie KSeF w Polsce nie zmienia de facto wymogów
ustawowych co do zawartości faktury, ale za to całkowicie zmienia sposób
jej tworzenia, przechowywania i udostępniania. Najbliższe miesiące będą
czasem intensywnej pracy nas wszystkich, aby sprawnie przygotować
systemy informatyczne do przeprowadzenia wymaganych ustawą zmian. Co
więcej, trwa już okres przejściowy, w którym faktury ustrukturyzowane
działają równolegle z fakturami papierowymi i fakturami przesyłanymi w
formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF. Podkreślmy także, że
zmiany mogą dotyczyć różnych systemów i aplikacji, które wykorzystują
obieg faktury, nie tylko systemów back-office stricte dedykowanych do
obsługi faktoringu. Musimy także zauważyć, iż specyfikacja systemu KSeF
nie wydaje się być obecnie ostatecznie zamknięta i w przyszłości mogą
zachodzić w KSeF pewne zmiany.
Kto może korzystać z KSeF?
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Czym się charakteryzuje faktura ustrukturyzowana?
- nie jest ona ani papierowa, ani elektroniczna w dotychczasowym rozumieniu,
- musi być wystawiona w formacie xml zgodnym z określoną
strukturą opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów
Elektronicznych
- musi być wystawiona przy użyciu KSeF
- musi zawierać przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie.
Istotne założenia KSeF:
- można wystawiać faktury korygujące (z zastrzeżeniem, że
np. przypadku wystawienia faktury na błędny NIP wymagane jest storno
faktury i następnie wystawienie nowej faktury),
- faktura wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej,
- faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer identyfikacyjny nadany w KSeF dla faktury pierwotnej,
- faktura pierwotna wystawiona poza KSeF nie może zostać skorygowana w ramach KSeF.
Jako że system KSeF wcześniej czy później stanie się obligatoryjny pojawia się wiele pytań:
- czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF?
- jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?
- jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF?
Za każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, ale
też ryzyka techniczne, a co za tym idzie ryzyka związane z poprawnością
wystawiania faktur. Po wdrożeniu KSeF za moment wystawienia faktury
uznawany będzie moment jej rejestracji w KSeF. Faktura, która nie
zostanie w nim poprawnie zarejestrowana nie będzie uznawana za fakturę z
wszystkimi tego prawnymi a w szczególności podatkowymi konsekwencjami.
Starając się zmitygować ryzyka związane z dostosowywaniem
systemów do nowej rzeczywistości, zasadnym wydaje się korzystanie z
rozwiązań typu HUB, będących systemem integracyjnym przeznaczonym do
obsługi faktur idealnie wpisującym się w potrzeby rynku i wciąż
zmieniające się wymogi ustawodawcy. Tego typu narzędzie z jednej strony
podłączone jest bezpośrednio do systemu KSeF dając dostęp do jego
funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym,
komunikując się, szyfrując dane, potwierdzając, sprawdzając statusy z
KSeF itd. Z drugiej strony HUB za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest
do systemów dziedzinowych, takich jak system faktoringowy, w taki
sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i “ukryty” pod
funkcjonalnością HUBa. W ramach jednego wdrożenia typu HUB można
interfejsować się z różnymi systemami dziedzinowymi (operacje
faktoringowe, front-end klienta, księgowość, sprzedaż etc.). Ewentualna
modyfikacja interfejsu do KSeF będzie wykonana tylko raz – w kontekście
całego HUBa, a co za tym idzie – jej beneficjentami będą wszystkie
systemy dziedzinowe.
Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiają się pewne dodatkowe
informacje związane z fakturami (np. unikalny identyfikator faktury
nadawany przez KSeF, czysto techniczne dane związane z komunikacją
itd.). Należy zastanowić się nad takim projektowaniem rozwiązań, aby w
systemach dziedzinowych nie trzeba było przechowywać danych innych niż
te, które są już przechowywane. Innymi słowy nie jest konieczna
ryzykowna modyfikacja systemów dziedzinowych związana z wdrożeniem KSeF.
Na poziomie technologicznym KSeF to potężna zmiana dla wszystkich
przedsiębiorstw działających w Polsce. Z uwagi na ciągłe prace
ustawodawcy, czas jego finalnego obligatoryjnego wdrożenia nie jest
pewny na moment pisania tych słów. Co więcej specyfikacja techniczna nie
jest zamknięta. Naturalne jest, że system ten będzie jeszcze rozwijany.
W oczywisty sposób rodzi to pytania o koszty związane z tymi zmianami w
systemach dziedzinowych.
Jarosław Mazurek
Dyrektor Rozwoju Biznesu