Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza całkowicie nową formę faktury - fakturę ustrukturyzowaną. Jego wdrożenie w Polsce nie zmienia wymogów ustawowych co do zawartości faktury, ale całkowicie zmienia sposób jej tworzenia, przechowywania i udostępniania.
W chwili obecnej trwa okres przejściowy w którym faktury ustrukturyzowane działają równolegle z fakturami “papierowymi” i fakturami przesyłanymi w formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF.
Wyzwania
System KSeF zapewne stanie się obligatoryjny, a przed przedsiębiorstwami pojawi się wiele trudnych do podjęcia decyzji:
- czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF, w szczególności, by mogły we właściwy sposób pobierać dane z faktur, ale też je wystawiać?
- jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?
- jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF?
Z każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, ale też ryzyka techniczne, a co za tym idzie ryzyka związane z poprawnością wystawiania faktur (po wdrożeniu KSeF za moment wystawienia faktury uznawany będzie moment jej rejestracji w KSeF, faktura, która nie zostanie w nim poprawnie zarejestrowana nie będzie uznawana za fakturę ze wszystkimi tego prawnymi, a w szczególności podatkowymi konsekwencjami).
Rozwiązanie
Hub KSeF jest systemem integracyjnym przeznaczonym do obsługi faktur, idealnie wpisującym się w potrzeby rynku i wciąż zmieniające się wymogi ustawodawcy.
Hub KSeF pozwala na:
- przetwarzanie praktycznie nielimitowanej liczby faktur korekt
- scentralizowane zarządzanie całą infrastrukturą
- scentralizowany monitoring całego rozwiązania tak, by kontrolować poprawność jego działania - co jest szczególnie istotne ze względu na konsekwencje prawne wystawienia/niewystawienia faktury
- płynne skalowanie wydajności - bez zmiany logiki systemu
- skomunikowanie się praktycznie z dowolnym systemem dziedzinowym i to praktycznie w nielimitowany sposób: za pomocą plików dowolnego formatu, za pomocą odwołań do usług REST/SOAP, za pomocą bezpośrednich odwołań do bazy danych, czy też wręcz za pomocą interfejsu użytkownika (mechanizmy Robotic Process Automation)
- komunikowanie się - w ramach jednej instalacji - z dowolną liczbą systemów dziedzinowych
- przetwarzanie może odbywać się zarówno on-line (w czasie rzeczywistym) jak i off-line (w trybie wsadowym).
Z technicznego punktu widzenia oparty jest o rozwijaną przez nas od ponad 20 lat wysokowydajną platformę PTR Atom 4.0.
Dodatkowe informacje
Hub KSeF z jednej strony podłączony jest bezpośrednio do systemu KSeF dając dostęp do jego funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym. Hub KSeF w pełni obsługuje wszystkie przewidziane specyfikacją sposoby komunikacji, szyfrowania danych, potwierdzania, sprawdzania statusów itd.
Z drugiej strony “Hub KSeF” za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest do systemów dziedzinowych w taki sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i “ukryty” pod funkcjonalnością Huba.
Dysponujemy też możliwością integracji systemów za pomocą rozwiązań klasy Robotic Process Automation.
Hub KSeF wyposażony jest we własną bazę danych.
Okres przejściowy / faktury zagraniczne poza KSeF
Hub KSeF jest również w pełni zintegrowany z systemem Invoice Recognition. System ten pozwala na automatyczne rozpoznawanie struktur danych w fakturach dostępnych jako pliki PDF czy wręcz jako pliki graficzne (np. skany faktur w formie plików tiff).
System jest w stanie poprawnie zidentyfikować odpowiednie pola na takich fakturach (np. dane wystawcy, odbiorcy, daty, pozycje na fakturze, “krzyżówka VAT” itd.).
Architektura HUB KSef została zaprojektowana w taki sposób, by można było ją elastycznie i przy minimalnym nakładzie kosztów rozwijać w odpowiedzi na potrzeby naszych klientów i adekwatnie do zmieniających się wymogów ustawodawcy.